DATOS PERSONALES – GDPR

CIC trata los datos personales de sus usuarios y los interesados en sus servicios conforme a los requisitos del Reglamento del Parlamento Europeo y del Consejo (UE) 2016/679 sobre protección de personas físicas en cuanto al tratamiento de datos personales y sobre la libre circulación de estos y sobre la derogación de la Directiva 95/46/ES (Reglamento General de Protección de Datos, en inglés GDPR). CIC actúa como controlador de datos personales.

1. SERVICIOS SOCIALES

El servicio profesional de asesoramiento y de movilización social se presta a los usuarios de forma anónima o con registro de sus datos personales. Tratamos únicamente aquellos datos que son indispensables para prestar el servicio social en cada caso individual. Los usuarios pueden permanecer en el anonimato o bien proporcionar información incompleta. CIC no controla la veracidad de los datos proporcionados. Los datos personales son necesarios en los siguientes casos:

Para crear documentación del usuario = documentos escritos que contienen datos personales (carta, curriculum vitae, apelación, solicitud...) que luego quedan guardados en el sistema del ordenador.
Para comunicarnos con una institución pública u otra tercera parte, a petición del usuario.
Para poder asesorarle y cooperar con el usuario debemos conocer su estatus legal en relación con las instituciones de la República Checa.
Para contactar con él dentro de nuestra colaboración acordada debemos guardar sus datos de contacto.

La base legal para el tratamiento de datos personales de los usuarios de servicios sociales se basa en la obligación de cumplir el contrato verbal de prestación de un servicio social y en el interés legítimo del proveedor (reportar estadísticas de indicadores de servicios sociales para cumplir con los mandatos de prestación de servicios sociales y subvenciones regionales). El alcance de los datos personales tratados es el siguiente:

Para los interesados en nuestros servicios, para los usuarios que nos contactan por teléfono o email y para los que nos consultan en persona cuyo problema no requiere dar datos personales, procesamos: 1) municipio y región donde reside el usuario, tipo de permiso de residencia. La razón legal de ello es el legítimo interés del proveedor (reportar el servicio), 2) en caso de una dirección de email, se trata solo la parte previa a la arroba (aunque el dato es incompleto, permite seguir en contacto, siendo la razón legal de ello el cumplimiento del contrato de prestación del servicio social).

Cuando recibimos datos del interesado antes de prestarle el servicio social, la razón legal de ello es la necesidad de tomar medidas previamente al contrato de prestación de servicio social a petición del sujeto de los datos.

Para los usuarios cuya problemática requiere proporcionar datos personales tratamos los datos: nombre y apellido, número de teléfono, email, tipo de permiso de residencia del usuario, siendo la razón legal de ello el cumplimiento del contrato de prestación de servicio social. La razón legal de recoger los datos de municipio/región de residencia y país de origen es el interés legítimo del proveedor (reportar). Según la situación individual del usuario, pueden tratarse otros datos indispensables para resolver su situación social: dirección, fecha de nacimiento, seguro sanitario, empleadores, número de identificación personal, nombre y fecha de nacimiento de los hijos menores, y otros datos. La base jurídica de ello es cumplir el contrato de prestación de servicio social.

El servicio Perspektiva siempre trata los datos personales del usuario (pues se cierra con él un contrato escrito). Tratamos los datos: nombre y apellido, dirección, número de teléfono, email, tipo de permiso de residencia del usuario (que es un indicador de las posibilidades de entrada en el mercado laboral). La razón legal de ello es el cumplimiento del contrato de prestación de servicio social.

Si el usuario de un servicio social de CIC empieza a utilizar otro servicio social del CIC, el trabajador del nuevo servicio social discute con el usuario la necesidad de tratar los datos personales según las reglas internas de este segundo servicio.

2. INFORMACIÓN SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES A LOS USUARIOS DEL SERVICIO SOCIAL CIC

Los datos personales se tratan solo durante el tiempo estrictamente indispensable, que para la prestación de servicios sociales son 3 años después de terminar el contacto con el servicio social CIC. Una vez pasados esos 3 años, todas las notas y documentos que contienen datos personales del usuario se archivan durante 10 años. El procedimiento para recoger, guardar y borrar datos personales está establecido en las Reglas de Funcionamiento de CIC.

En el tratamiento de datos personales, CIC usa sus propias herramientas para el registro de datos (bases de datos protegidas con contraseña, autorización personal para cada trabajador y archivos físicamente cerrados). Los datos personales procesados son protegidos contra pérdida, robo y mal uso.

El usuario entrega sus datos personales rellenando el formulario Consentimiento para el tratamiento de datos personales. CIC no pide al usuario copia de sus documentos. CIC puede recibir copia de los documentos si el usuario así lo desea y si estos son estrictamente necesarios para la colaboración. En el caso de documentos con información personal delicada, se avisa al usuario de que se trata de información delicada y se le pregunta si realmente desea compartir estos datos.

Un usuario que no entrega a CIC sus datos personales se introduce en la base de datos como ¨anónimo¨.

Los documentos con datos personales que el usuario envía al trabajador vía email y son necesarios para el servicio social los guarda ese trabajador únicamente en su perfil de Outlook, o en algunos casos se almacenan en carpetas electrónicas de documentación personal. Los documentos que contienen datos personales de personas que no son el usuario del servicio social CIC no se almacenan.

Solo los empleados de CIC que están obligados a guardar secreto profesional tienen acceso a los datos personales del usuario. La obligación de proteger la confidencialidad de los datos por parte de los empleados permanece válida incluso tras acabar su trabajo en CIC. No pasamos datos personales a terceras personas sin el consentimiento expreso del usuario. Constituye una excepción la obligación legal de denunciar ciertos delitos.

3. SUS DERECHOS SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Usted tiene derecho a acceder a sus datos personales, lo cual significa que puede ver la base de datos y la carpeta con notas escritas sobre usted.

Tiene derecho a rectificar o a borrar sus datos personales, o a pedir la restricción del tratamiento de estos. Tiene derecho a traspasar los datos a otro controlador y otros derechos en virtud del Reglamento General de Protección de Datos. Si sus datos personales son tratados en base a su consentimiento expreso, en cualquier momento tiene derecho a revocar este consentimiento.

Al procesar datos personales, no tomamos decisiones automatizadas que puedan causar efectos que vayan contra sus derechos o su legítimo interés.

Ejerza sus derechos y haga llegar sus peticiones al representante legal del CIC: Pernerova 10/32, Praga 8, Contactos. Serán debidamente evaluadas y gestionadas de acuerdo con las disposiciones pertinentes del RGPD. Si no está satisfecho con la resolución tomada sobre sus peticiones, puede presentar una queja ante la Oficina de Protección de Datos Personales: Pplk.Sochora 727/27, 170 00 Praga 7.

4. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN OTRAS ACTIVIDADES DE CIC

Las razones legales para el tratamiento de datos personales al realizar otras actividades de CIC son:

El cumplimiento del contrato acordado.
El consentimiento expreso de la persona para el tratamiento de sus datos personales.
El interés legítimo del proveedor (presentación de informes, registro de actividades con el fin de probar adecuadamente el uso de fondos públicos. Aparte, informar a los usuarios de los servicios sociales del CIC sobre otras actividades del CIC que por experiencia profesional suponemos les interesarán).

El tiempo de almacenamiento son 10 años (o más, en caso de que lo exija la acreditación o el donante). El período de procesamiento, almacenamiento y eliminación de datos personales está establecido en las Reglas de Funcionamiento del CIC.

Para los cursos de checo como lengua extranjera procesamos los datos de nombre, apellido, dirección, datos de contacto (email, teléfono). La razón legal del procesamiento es cumplir con el contrato acordado y el legítimo interés del proveedor.

Para los otros cursos, a saber, de formación continua de nuestros profesores, de formación de profesores de checo como lengua extranjera, para funcionarios públicos y para trabajadores sociales también se procesan datos personales. Son: nombre, apellido, dirección, contacto (email, teléfono) y en el caso de extender un certificado sobre la actividad de formación, además fecha y lugar de nacimiento o número de identificación personal (según lo requerido por el certificado). La razón legal del procesamiento de datos es el cumplimiento de la obligación contractual y el legítimo interés del proveedor.

Para los programas de mentoring, la razón legal del procesamiento es el cumplimiento del contrato acordado. Los datos personales que se procesan sobre los interesados en mentoring son nombre y apellido, dirección, email y teléfono. Aparte, de manera voluntaria: sexo, edad, familia, limitaciones por salud, tiempo que lleva en la República Checa, nivel de checo, si realizó un curso de checo, lenguas que sabe, ocupación en el país de origen, qué planes tiene en la República Checa, trabajo o estudios, intereses y aficiones, necesidades (demanda) y preferencias de cooperación con un voluntario.

Para los interesados en hacer voluntariado, los datos que se tratan son nombre y apellido, dirección, email y teléfono. Y de forma voluntaria: sexo, edad, familia, limitaciones por salud, lenguas que saben, estudios o trabajo, intereses y aficiones, y preferencias de cooperación con un usuario.

Para las actividades abiertas al público, se procesan los datos de nombre, apellido y email. La razón legal de este tratamiento de datos personales es el consentimiento de la persona en cuestión y el interés legítimo del proveedor.

Para las actividades de proyectos, como son Velux o ESF, el tratamiento y almacenamiento de datos personales se rige por los requisitos del proyecto o donante concretos.

Para informar de actividades de CIC, enviamos a usuarios de otros servicios y actividades de CIC emails tipo hoja informativa en base al consentimiento que nos han dado o por nuestro legítimo interés. Pueden pedir dejar de recibir estos emails de información sobre CIC respondiendo a alguno de estos correos o bien pidiéndolo mediante un email a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Antes de tomar fotografías o grabar en vídeo a participantes individuales (no fotos o vídeos de grupo) con fines publicitarios o para ser expuestos por ejemplo al reportar actividades de un proyecto, les pedimos a las personas que firmen un consentimiento sobre la producción y publicación de estos materiales. Los participantes que expresan desacuerdo no aparecerán en las fotos o vídeos. La razón legal del tratamiento de la imagen de una persona es siempre el consentimiento de esa persona. No se publican nunca los nombres ni otros datos de identificación junto a imágenes de personas.